Payer ses factures en ligne : Attention aux problèmes et risques de sécurité.

Faites preuve de prudence au moment de payer des factures en ligne pour éviter les problèmes comme le manque de sécurité, " les traces " papier limitées, l’absence de signature, l’échec potentiel du système et repérez la difficulté.

Payer vos factures en ligne peut sembler être une merveilleuse façon de réduire la vérification des écritures et les dossiers de papier qui peuvent résulter de l’utilisation de l’ancienne méthode. Mais des problèmes peuvent découler de la méthode d’Internet. Voici quelques choses à surveiller :

Prendre garde à une possible infraction de sécurité

L’usurpation d’identité et le vol de crédit sont des problèmes récurrents qui sont un fléau pour les utilisateurs d’Internet qui payent par carte de crédit ou avec leur numéro de carte bancaire. Certains bloqueront la visibilité du numéro de compte utilisé lors d’une transaction sauf les quatre derniers chiffres. Alors, si vous gardez ce compte dans le système de vente, il surgira automatiquement la prochaine fois que vous faites affaire avec la société. Demandez toujours de quelle façon la connexion est sécurisée, et n’utilisez jamais votre code de compte confidentiel si vous avez le moindre soupçon vis-à-vis de l’intégrité d’un vendeur.

Ne vous déconnectez pas avant d’avoir obtenu une documentation à imprimer

Imprimez une trace papier. Parce que les affaires sur Internet sont menées sur un écran d’ordinateur, les seuls reçus qui résulteront sont ceux que vous imprimez après chaque transaction. Assurez-vous de faire des copies de ceux qui contiennent les informations les plus importantes, comme la somme payée, le produit ou le descriptif, n’importe quelle remise et les conditions de livraison, etc. Vérifiez la copie imprimée pour s’assurer de sa lisibilité. Ajoutez la date actuelle si elle n’apparaît pas sur votre copie.

Vous pouvez égarer des dossiers aléatoires

Gardez un fichier pour chaque société ou procédure. Bien que les transactions commerciales automatisées fassent gagner du temps, de l’espace et du papier, vous devriez garder un fichier pour les copies de documents connexes que vous imprimerez pour attester d’une transaction particulière. Créez un système de fichiers par société ou par nom de vendeur ou pour les transactions sur Internet si vous faites peu d’achat en ligne. Autrement, traitez vos clients ou associés comme ceux avec qui vous faites affaire traditionnellement en maintenant un fichier à jour de chaque étape du processus par lequel vous avez négocié.

Vous ne pouvez pas signer de documents.

Envisagez de créer une signature personnalisée. Assurez-vous que les sociétés avec qui vous traitez habituellement disposent du service de signature personnalisée. En général, vous pouvez ajouter une empreinte de signature pour formaliser un document de même que pour une transaction " en direct ". Les organisations ne disposent pas toutes de cette installation ou ne veulent l’utiliser, mais vérifier d’abord puisque votre signature est un des plus indiscutables indicateurs d’un accord d’affaires.

Si le système échoue, vous pouvez perdre toutes les données

Préparez-vous à cette éventualité en sauvegardant vos fichiers sur le disque et en imprimant les copies importantes. Installez un programme antivirus et mettez-le à jour régulièrement. Si vous voulez éviter le bogue, réglez tout votre travail important en quelques minutes, ou alors ne vous déconnectez pas sans avoir de preuve ou de documents justifiant toutes vos transactions sur Internet.

Puisqu’il semble que de plus en plus d’affaires sont traitées en ligne, c’est probablement une bonne idée de se préparer aux problèmes cités ci-dessus au cas où vous commenceriez à faire un peu de transactions sur Internet. Ne prenez pas le risque de perdre des documents de valeur.